Menyelami Business Process Management (BPM): Standarisasi Notasi, Integrasi Bisnis-TI, dan Analisis Studi Kasus DPRD Garut

Penulis: Mochamad Fikri Ramadhan (2506055)

Pendahuluan

Dalam era digital yang serba cepat, manajemen proses bisnis bukan lagi sekadar pilihan, melainkan keharusan. Sebagai bagian dari tugas mata kuliah Sistem Teknologi Informasi (STI), saya mendalami literatur mengenai Business Process Management (BPM) dan standar notasi visualnya, Business Process Modeling Notation (BPMN).

Tulisan ini merupakan hasil bacaan dan analitis dari dua literatur utama: "BPMN and Business Process Management" oleh Popkin Software dan "Introduction to BPMN" oleh Stephen A. White (IBM). Selain itu, tulisan ini juga mencoba mengontekstualisasikan teori tersebut ke dalam studi kasus nyata di lingkungan pemerintahan daerah kita, yaitu DPRD Kabupaten Garut.

Bagian 1: Esensi Business Process Management (BPM) dan BPMN

Berdasarkan analisis literatur yang diberikan, BPM bukan sekadar membuat diagram. Ini adalah disiplin manajerial. Mengutip penjelasan dari buku BPMN and Business Process Management (Popkin Software), disebutkan bahwa:

"Business Process Management is concerned with managing change to improve business processes."

Perubahan adalah konstanta dalam bisnis, dan BPM hadir untuk mengelola perubahan tersebut agar proses bisnis—mulai dari discovery, architecture, hingga deployment—dapat terkontrol dengan baik. Masalah utama yang sering terjadi di industri adalah adanya kesenjangan (gap) komunikasi antara analis bisnis (yang merancang proses) dan pengembang teknis (yang mengimplementasikan sistem).

Di sinilah peran vital BPMN (Business Process Modeling Notation).

Seperti dijelaskan dalam dokumen Introduction to BPMN oleh Stephen A. White:

"The primary goal of the BPMN effort was to provide a notation that is readily understandable by all business users, from the business analysts that create the initial drafts of the processes, to the technical developers responsible for implementing the technology that will perform those processes..."

BPMN bertindak sebagai "jembatan" bahasa visual yang standar. Sebelum adanya BPMN, organisasi menggunakan berbagai metode eklektik yang membingungkan. BPMN menawarkan landasan matematis yang kuat (berbasis Pi-Calculus) yang memungkinkan diagram proses bisnis dipetakan langsung ke bahasa eksekusi seperti BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services).

Bagian 2: Elemen Inti BPMN (Analisis Teknis)

Dalam memodelkan proses, BPMN menggunakan sekumpulan elemen grafis yang dikategorikan secara ketat untuk menjaga kesederhanaan namun tetap mampu menangani kompleksitas. Berdasarkan buku "Introduction to BPMN", terdapat empat kategori utama elemen diagram:

1. Flow Objects (Objek Alur)

Ini adalah elemen inti pembentuk diagram:

• Event (Kejadian): Sesuatu yang "terjadi" selama proses (misalnya: Start, Intermediate, End). Simbolnya berbentuk lingkaran.

"An Event is represented by a circle and is something that 'happens' during the course of a business process."

• Activity (Aktivitas): Pekerjaan yang dilakukan. Bisa berupa Task (tugas atomik) atau Sub-Process (kumpulan tugas).
• Gateway (Gerbang Logika): Digunakan untuk mengontrol divergensi dan konvergensi alur (keputusan/percabangan). Simbolnya berbentuk belah ketupat.

2. Connecting Objects (Objek Penghubung)

Elemen ini menghubungkan objek alur untuk membentuk kerangka proses:Sequence Flow: Garis solid dengan panah, menunjukkan urutan aktivitas.

   "A Sequence Flow is represented by a solid line with a solid arrowhead... and is used to show the order (the sequence) that activities will be performed in a Process."

• Message Flow: Garis putus-putus, menunjukkan pesan antar partisipan yang berbeda.
• Association: Menghubungkan data atau teks ke objek alur.

3. Swimlanes (Jalur Peran)

Fitur ini sangat krusial untuk memperjelas "siapa melakukan apa":

• Pool: Merepresentasikan partisipan utama (misalnya: Organisasi A vs Organisasi B).
• Lane: Sub-partisi dalam Pool (misalnya: Departemen Keuangan, Departemen HR).

4. Artifacts (Artefak)

Informasi tambahan yang tidak memengaruhi alur eksekusi secara langsung, seperti Data Object atau Annotation.

Bagian 3: Keunggulan BPMN Dibandingkan UML

Salah satu poin menarik dari literatur Popkin Software adalah perbandingan antara BPMN dan UML (Unified Modeling Language). Meskipun UML populer di kalangan software engineer, ia sering kali terasa asing bagi analis bisnis.

Buku tersebut menegaskan:

"UML offers an object-oriented approach to the modeling of applications, while BPMN takes a process-centric approach."

Pendekatan process-centric dari BPMN lebih intuitif bagi analis bisnis karena memodelkan alur kerja secara natural, berbeda dengan pendekatan berorientasi objek milik UML yang mengharuskan pendefinisian objek statis terlebih dahulu. Selain itu, UML kekurangan landasan matematis untuk dipetakan langsung ke bahasa eksekusi bisnis (execution languages).

Bagian 4: Studi Kasus - Analisis Penerapan BPMN pada Proses Kerja DPRD Kabupaten Garut

Untuk melengkapi tugas ini, saya juga akan menjelaskan penerapan BPMN pada DPRD Garut yang merupakan tugas kelompok pada mata kuliah STI, saya mencari proses kerja DPRD Garut dari sumber internet. Salah satu proses bisnis utama yang saya ambil sebagai studi kasus adalah Proses Pembentukan Peraturan Daerah (Perda), yang melibatkan interaksi kompleks antara legislatif (DPRD) dan eksekutif (Pemerintah Daerah).

Berdasarkan analisis terhadap Tata Tertib DPRD Kabupaten Garut dan SOP Sekretariat, berikut adalah bagaimana proses tersebut dimodelkan menggunakan standar BPMN:

1. Pemodelan Partisipan dengan Pools dan Lanes

Dalam memodelkan struktur organisasi DPRD Garut, kita menggunakan elemen Swimlanes. Pada penjelasan dari buku Introduction to BPMN oleh Stephen A. White, menjelaskan bahwa "A Lane is a sub-partition within a Pool and will extend the entire length of the Pool... Lanes are used to organize and categorize activities".

Dalam diagram ini:

• Pool DPRD Kabupaten Garut: Merepresentasikan organisasi legislatif secara utuh.
• Lanes (Jalur): Di dalam Pool DPRD, kita membagi peran spesifik menjadi beberapa Lanes untuk memperjelas tanggung jawab:
• Lane Pimpinan DPRD: Menerima surat masuk dan memimpin rapat.
• Lane Bapemperda (Badan Pembentukan Perda): Melakukan kajian teknis.
• Lane Fraksi: Memberikan pemandangan umum politik.
• Pool Pemerintah Daerah (Bupati): Ditempatkan sebagai Black Box Pool terpisah karena mereka adalah entitas eksternal yang berinteraksi dengan DPRD.

2. Alur Pesan (Message Flows) Antar Lembaga

Interaksi antara DPRD dan Bupati tidak menggunakan garis alur biasa, melainkan Message Flow. Pada penjelasan dari buku BPMN and Business Process Management oleh Popkin Software, menjelaskan bahwa "Message Flows can only be drawn between events, processes, or gateways that exist in different pools since messages are only passed between different organizations...".

Contoh penerapannya adalah ketika Bupati menyerahkan "Draft Rancangan Perda" ke DPRD. Dalam diagram, ini digambarkan sebagai garis putus-putus (dashed line) yang menghubungkan Pool Pemda ke Start Event di Pool DPRD.

3. Logika Keputusan dengan Gateways

Setiap Rancangan Perda (Raperda) harus melalui persetujuan. Dalam BPMN, titik pengambilan keputusan ini dimodelkan menggunakan Gateway (berbentuk belah ketupat). Pada penjelasan dari buku Popkin Software, menjelaskan bahwa "A gateway can be thought of as a question that is asked at a point in the process flow. The question has a defined set of alternative answers, which are in effect gates".

Implementasi di DPRD Garut:

• Gateway "Apakah Administratif Lengkap?": Jika Ya, alur berlanjut ke Rapat Paripurna I. Jika Tidak, dokumen dikembalikan ke pengusul (End Event).
• Gateway "Persetujuan Bersama": Dilakukan setelah pembahasan tingkat I. Jika seluruh Fraksi menyetujui, maka alur menuju penetapan Perda.

4. Aktivitas dan Sub-Proses (Decomposition)

Proses pembahasan Perda sangat panjang dan melibatkan banyak rapat (Rapat Pansus, Rapat Dengar Pendapat/Public Hearing). Agar diagram utama tidak terlalu rumit, kita menggunakan Sub-Process. Pada penjelasan dari buku Popkin Software, menjelaskan bahwa "Graphically showing the details of a process with another Business Process diagram is considered 'decomposing' the process".

Dalam diagram utama, aktivitas "Pembahasan Tingkat I" digambarkan sebagai kotak dengan tanda plus (+) di tengahnya, menandakan bahwa di dalamnya terdapat rangkaian aktivitas detail lainnya seperti rapat kerja dengan perangkat daerah dan konsultasi publik.

Sumber Data Proses DPRD Garut: Analisis berdasarkan Peraturan DPRD Kabupaten Garut tentang Tata Tertib dan Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretariat DPRD yang tersedia pada JDIH DPRD Garut.

Referensi:

 * Owen, M., & Raj, J. (2003). BPMN and Business Process Management: Introduction to the New Business Process Modeling Standard. Popkin Software.

 * White, S. A. (2004). Introduction to BPMN. IBM Corporation.

 * Peraturan Tata Tertib DPRD Kabupaten Garut & PP No. 12 Tahun 2018 tentang Pedoman Penyusunan Tata Tertib DPRD.

 * Website Resmi DPRD Kabupaten Garut (jdih.dprd.garutkab.go.id).

catatan: Postingan ini disusun sebagai pemenuhan tugas mata kuliah Sistem Teknologi Informasi (STI).