Mengubah Data Menjadi Kekuatan Intuitif: Menyelami Manajemen Pengetahuan sebagai Aset Strategis Utama dalam Informatika
Oleh: Mochamad Fikri Ramadhan
Pendahuluan: Dari Lima Sumber Daya ke Aset Intelektual
Rekan-rekan mahasiswa Teknik Informatika, kita telah mempelajari bahwa Sistem Informasi (SI) modern berdiri di atas lima pilar sumber daya esensial: manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, dan data (O’Brien & Marakas, 2009). Namun, di atas data mentah—fakta dan angka yang belum terorganisir—terdapat sumber daya yang jauh lebih bernilai: Pengetahuan (Knowledge).
Dalam konteks Teknologi Informasi (TI) kontemporer, pengetahuan didefinisikan sebagai aset intelektual atau informasi yang bersifat kontekstual, relevan, dan dapat diamalkan (actionable). Pengetahuan inilah yang membedakan organisasi yang sekadar efisien dengan organisasi yang mampu berinovasi dan unggul secara berkelanjutan. Sebagaimana disoroti oleh O’Brien dan Marakas (2009), kemampuan untuk belajar lebih cepat daripada pesaing mungkin merupakan satu-satunya keunggulan kompetitif yang dapat dipertahankan di masa depan.
Untuk memanfaatkan aset krusial ini, sebuah organisasi membutuhkan kerangka kerja terstruktur yang disebut Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management/KM). KM berkaitan dengan serangkaian proses bisnis yang dirancang untuk menciptakan, menangkap, menyimpan, mentransfer, dan menerapkan pengetahuan. Tujuannya sederhana namun radikal: meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan mengintegrasikan pengetahuan tersebut ke dalam proses bisnisnya.
Artikel ini akan membedah secara fundamental mengenai KM, menelaah dualitas jenis pengetahuan, merinci daur hidup sistem KM, dan mengkategorikan sistem-sistem TI yang dibangun khusus untuk mengelola aset intelektual ini, yang semuanya merupakan materi wajib bagi kita di jurusan Informatika.
I. Dualitas Pengetahuan: Tersurat vs. Tersirat
Dalam disiplin KM, sangat penting untuk membedakan dua jenis pengetahuan yang saling melengkapi yang harus diintegrasikan oleh sistem informasi:
1. Pengetahuan Tersurat (Explicit Knowledge)
Pengetahuan tersurat adalah pengetahuan yang telah didokumentasikan dalam bentuk yang dapat didistribusikan atau diubah menjadi proses atau strategi. Ini adalah bentuk pengetahuan yang paling mudah dikelola oleh sistem TI tradisional. Contoh-contoh dari pengetahuan tersurat meliputi laporan, prosedur operasi standar (SOP), manual pelatihan, paten, formula, dan data yang tersimpan secara terstruktur dalam basis data.
Dalam konteks Informatika, fokus pada pengelolaan explicit knowledge memicu pengembangan Sistem Pengelolaan Konten Perusahaan (Enterprise Content Management Systems) yang memiliki kemampuan untuk menangkap, menyimpan, mengambil, mendistribusikan, dan melestarikan pengetahuan demi peningkatan proses bisnis dan keputusan.
2. Pengetahuan Tersirat (Tacit Knowledge)
Ini adalah jenis pengetahuan yang jauh lebih sulit untuk dikelola. Pengetahuan tersirat adalah simpanan kumulatif dari pembelajaran subjektif atau eksperimental—sering disebut sebagai keahlian (know-how).
Tacit knowledge bersifat sangat pribadi, tidak terstruktur, dan sulit untuk diformalisasi atau dikodifikasi (Rainer & Cegielski, 2011). Contohnya adalah keahlian seorang analis senior dalam memprediksi bug pada kode program hanya dari pengalaman, atau kemampuan seorang manajer proyek untuk menengahi konflik tim secara efektif. Pengetahuan jenis ini biasanya tidak terekam di mana pun.
Tantangan terbesar KM adalah mengubah pengetahuan tersirat ini menjadi pengetahuan tersurat sehingga dapat dibagikan dan diterapkan oleh seluruh organisasi. Proses ini sering disebut sebagai codification atau capture (O’Brien & Marakas, 2009) dan membutuhkan interaksi manusia yang intensif.
II. Daur Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan: Rantai Nilai Strategis
Manajemen pengetahuan bukanlah sekadar penyimpanan dokumen; ini adalah siklus dinamis yang secara berkelanjutan memperbarui aset intelektual organisasi. Daur hidup atau Rantai Nilai Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management Value Chain) ini terdiri dari enam tahapan yang saling terkait:
1. Menciptakan Pengetahuan (Create)
Tahap ini melibatkan penentuan cara-cara baru untuk melakukan sesuatu atau membangun pengetahuan tentang cara (know-how). Penciptaan pengetahuan dapat terjadi melalui riset dan pengembangan (R&D), percobaan, atau data mining yang mengekstrak pola tersembunyi dari data warehouse (Laudon & Laudon, 2012; O’Brien & Marakas, 2009).
2. Menangkap Pengetahuan (Capture)
Setelah pengetahuan baru yang bernilai ditemukan, ia harus diidentifikasi dan disajikan dalam cara yang dapat dijelaskan. Proses ini seringkali melibatkan spesialis yang disebut Knowledge Engineers yang bekerja dengan pakar manusia untuk menangkap keahlian mereka (fakta dan aturan) dan memasukkannya ke dalam basis pengetahuan. Sistem berbasis aturan seperti Expert Systems dirancang untuk menangkap pengetahuan tersirat yang sangat spesifik dan terbatas.
3. Menyaring Pengetahuan (Refine)
Pengetahuan mentah yang ditangkap harus ditempatkan sesuai konteksnya sehingga menjadi informasi yang dapat diamalkan (actionable). Ini berarti mengorganisir data, memverifikasi akurasi, dan menghapus kontradiksi (Laudon & Laudon, 2012). Proses penyaringan ini sangat penting untuk memastikan kualitas data, yang mencakup keakuratan dan ketepatan waktu.
4. Menyimpan Pengetahuan (Store)
Pengetahuan yang berguna harus disimpan ke dalam repository (repositori) yang dapat diakses oleh karyawan lain di mana saja. Repositori ini seringkali berupa knowledge bases yang terintegrasi dengan basis data tradisional atau portal intranet perusahaan. Sistem Pengelolaan Konten Perusahaan (Enterprise Content Management Systems) berfungsi sebagai gudang penyimpanan utama untuk dokumen dan aset digital.
5. Mengelola Pengetahuan (Manage)
Pengetahuan harus ditinjau relevansi dan akurasinya secara berkala. Dalam konteks perpustakaan, ini berarti memastikan buku atau informasi tidak usang. Dalam konteks TI, ini berarti menjaga agar knowledge base tetap mutakhir. Tanpa pengelolaan yang baik, organisasi akan menghadapi masalah information overload (kelebihan informasi), di mana informasi penting terkubur di bawah data yang tidak relevan.
6. Menyebarkan Pengetahuan (Disseminate)
Tahap akhir—dan paling vital—adalah menyediakan pengetahuan bagi siapapun dalam organisasi, di mana saja dan kapan saja. Penyebaran terjadi melalui berbagai kanal, termasuk email, portal intranet, alat kolaborasi, dan Learning Management System (LMS). KMS dirancang untuk menyediakan rapid feedback dan mendorong perubahan perilaku karyawan, sehingga meningkatkan kinerja bisnis (O’Brien & Marakas, 2009).
III. Arsitektur Sistem Manajemen Pengetahuan: Klasifikasi Solusi TI
Kurikulum Informatika menekankan bahwa KMS diklasifikasikan menjadi tiga kategori utama: sistem KM skala perusahaan, sistem kerja pengetahuan (Knowledge Work Systems/KWS), dan teknik cerdas (Intelligent Techniques). Sumber 07 berfokus pada sistem KM skala perusahaan, yang meliputi solusi berikut:
1. Sistem Pengelolaan Konten Perusahaan (Enterprise Content Management/ECM)
Sistem ini fokus pada pengelolaan explicit knowledge dan semistructured knowledge (seperti email atau grafik). ECM tidak only menyimpan, tetapi juga mengklasifikasi dan mendistribusikan aset digital perusahaan. ECM sangat membantu dalam proses bisnis dan pengambilan keputusan dengan memastikan pengetahuan terdokumentasi dan dapat diakses.
2. Sistem Jaringan Pengetahuan (Knowledge Network Systems)
Sistem ini secara khusus dirancang untuk mengatasi masalah akses ke tacit knowledge yang tersimpan di benak para ahli di perusahaan. Sistem Jaringan Pengetahuan menyediakan direktori online para ahli dan profilnya, mencakup rincian pengalaman kerja, proyek, publikasi, dan jenjang pendidikan (Cahyana, 2020). Contoh nyatanya adalah LinkedIN, yang dalam konteks perusahaan menyediakan "direktori ahli" internal.
3. Media Sosial dan Alat Kolaborasi
Meskipun sering dianggap sebagai alat komunikasi, beberapa alat sosial memainkan peran penting dalam KM.
Social Bookmarking: Memudahkan pencarian dan berbagi informasi dengan mengizinkan pengguna menyimpan bookmarks mereka pada halaman web di situs web dan memberikan tag (kata kunci) pada bookmarks tersebut. Ini membantu dalam tahap diseminasi dan penemuan pengetahuan.
Wiki: Situs web yang dapat diedit dengan mudah oleh siapa saja menggunakan browser. Wikis sangat berguna untuk menyimpan dan berbagi pengetahuan korporat secara kolaboratif, menjadikannya alat yang sangat kuat untuk refine dan store pengetahuan secara real-time.
4. Sistem Manajemen Pembelajaran (Learning Management System/LMS)
LMS, seperti Google Classroom, menyediakan perangkat untuk pengelolaan, pengiriman, penelusuran, dan penilaian beragam jenis pembelajaran dan pelatihan pegawai. LMS mengintegrasikan pengetahuan tersurat (modul pelatihan) dan mendukung diseminasi pengetahuan yang terstruktur kepada karyawan dan knowledge workers.
IV. KM dalam Konteks Strategis Informatika: Membangun Perusahaan Pencipta Pengetahuan
Bagi kita di Teknik Informatika, KM adalah studi kasus utama tentang bagaimana TI dapat menjadi pendorong, bukan sekadar pendukung, strategi bisnis. Kita melihat KMS bukan hanya sebagai aplikasi, tetapi sebagai Sistem Informasi Strategis (Strategic Information Systems/SIS) yang membantu organisasi mendapatkan keunggulan kompetitif.
Organisasi yang berhasil dalam KM dikenal sebagai Perusahaan Pencipta Pengetahuan (Knowledge-Creating Companies) atau Organisasi Pembelajar (Learning Organizations). Keberhasilan mereka bergantung pada:
Mengintegrasikan Pengetahuan ke Proses Bisnis: KMS yang sukses akan mengintegrasikan pengetahuan ke dalam produk, layanan, dan proses bisnis baru. Misalnya, sistem expert yang tertanam dalam aplikasi pemrosesan kartu kredit menggunakan basis pengetahuan untuk memutuskan persetujuan kredit.
Meningkatkan Fleksibilitas dan Ketangkasan (Agility): KM meningkatkan ketangkasan (agility) perusahaan. Dengan mengakses basis pengetahuan, karyawan dapat merespons situasi baru dan kompleks dengan cepat, karena mereka tidak perlu mencari solusi dari awal (O’Brien & Marakas, 2009).
Mengatasi Turnover dan Reduksi Staf: Di tengah pergantian karyawan yang cepat, KM memastikan bahwa pengetahuan yang berharga (tacit knowledge) yang dimiliki oleh karyawan lama (misalnya pengalaman bertahun-tahun) tidak hilang saat mereka pergi. Sistem seperti AskMe Corp. (seperti studi kasus di Intec Engineering dan CNA) dibangun untuk tujuan ini, mengubah keahlian pribadi menjadi aset korporat yang permanen.
Mendukung Knowledge Workers: KMS mendukung knowledge workers (seperti ilmuwan, desainer, dan insinyur) dengan menyediakan akses mudah ke basis pengetahuan eksternal dan sistem spesialis seperti CAD (Computer-Aided Design) dan Virtual Reality Systems. KWS membutuhkan perangkat keras yang kuat dan kemampuan grafis intensif untuk membantu menciptakan pengetahuan baru (Laudon & Laudon, 2012).
V. Kesimpulan dan Refleksi Mahasiswa Informatika
Manajemen Pengetahuan adalah inti dari bagaimana TI memberikan nilai yang melampaui efisiensi operasional. Sebagai mahasiswa Informatika, kita harus memahami bahwa tantangan KM tidak hanya terletak pada teknologi (20%) tetapi juga pada aspek manajerial dan organisasional (80%)—yaitu menciptakan budaya yang mendorong karyawan untuk berbagi pengetahuan mereka.
KMS, melalui Knowledge Network Systems yang menghubungkan para ahli dan ECM yang mendokumentasikan praktik terbaik, memastikan bahwa organisasi tidak hanya mengumpulkan data (data), tetapi juga mengubahnya menjadi informasi yang bermakna (information), dan memanfaatkannya sebagai pengetahuan yang dapat ditindaklanjuti (knowledge).
Dengan menguasai fondasi KM, kita diposisikan sebagai profesional yang mampu merancang sistem yang tidak hanya memproses transaksi, tetapi juga mendorong inovasi, mendukung pengambilan keputusan strategis, dan pada akhirnya, menciptakan perusahaan pembelajar—yang mana, menurut pandangan strategis, adalah satu-satunya cara untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.
Daftar Pustaka
Cahyana, R. (2020). 07 Pengelolaan Pengetahuan (IFUWP1316 Sistem & Teknologi Informasi). Institut Teknologi Garut.
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2012). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (12th ed.). Pearson Education.
O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2009). Introduction to Information Systems (14th ed.). McGraw-Hill/Irwin.
Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information Systems: Supporting and Transforming Business (3rd ed.). John Wiley & Sons, Inc.
Sawyer, S. C., & Williams, B. K. (2006). Using Information Technology: A Practical Introduction to Computers & Communications (7th ed.). McGraw-Hill.
Komentar
Posting Komentar